Teletrabajo: cómo tener reuniones efectivas desde casa

Si bien sabemos que el recurso de Home Office no es una alternativa que se adapte a todas las actividades o profesiones, su utilización en aquellos entornos que cuentan con recursos flexibles y digitales aún no ha sido suficientemente explotada.En momentos como el actual, en donde la modalidad de trabajo remoto se populariza cada vez más, es importante tener en cuenta algunas prácticas que harán de esta alternativa algo beneficioso.

En este artículo, daremos algunas recomendaciones sobre cómo llevar a cabo reuniones en teletrabajo. Muchas de ellas aplican para reuniones cara a cara, y otras son técnicas simples pero de mucha ayuda para las empresas y empleados que recién comienzan a incursionar en esta alternativa de trabajo a distancia.

Como seres sociales necesitamos del otro y su presencia, sobre todo si podemos ver su cara, sus expresiones y gestos cuando nos está hablando. Es muy importante preservar esto en las reuniones a distancia. Si logramos capitalizar este recurso de manera sistemática tendremos en las manos una de las claves para el teletrabajo grupal exitoso.

Cuándo son útiles las videoconferencias

La comunicación es un aspecto clave para cualquier equipo de cualquier empresa. Sin embargo, las videollamadas no siempre son la mejor opción.

Para comunicaciones que no requieren de respuestas inmediatas o una conexión simultánea, es viable utilizar el email para transmitir el mensaje. Por otro lado, cuando se requieren una comunicación sostenida y respuestas más rápidas, los chats resultan la vía por excelencia.

Así, las videollamadas o videoconferencias son la opción ideal cuando:

• hay que tomar decisiones importantes que requieren de la participación y el intercambio de ideas de varias personas
• la comunicación está programada y hay un tema particular sobre el cual trabajar en conjunto
• se quieren comunicar decisiones o novedades en vivo y con la presencia de varios integrantes de un equipo para que luego puedan dar su feedback u opiniones

Qué hacer antes de una reunión virtual desde casa

Para todas aquellas personas que realizan su trabajo desde casa y con dispositivos electrónicos conectados a internet (ya sea por cable o por wifi), es necesario verificar ciertos aspectos antes de comenzar una reunión virtual.

Por un lado, hay que comprobar que la conexión a internet sea buena y estable, ya que nadie desea que la llamada se interrumpa o se corte debido a problemas de red.

Por otro lado, hay que asegurarse de que los dispositivos que se usen para la reunión sean los adecuados y funcionen correctamente. La batería de las computadoras y tablets debe estar cargada o conectada a una fuente de energía durante la reunión.

Finalmente, las personas que realicen reuniones por videollamada con sus compañeros de trabajo deben cerciorarse de que el micrófono y la cámara están encendidos cuando es necesario, y desactivados cuando no corresponde. Los ruidos molestos pueden desconcentrar a quien tiene la palabra en un momento determinado, y más cuando es difícil detectar de dónde provienen.

Qué hacer durante una reunión virtual desde casa

Muchos de los comportamientos básicos que hacen a una reunión presencial deben aplicarse de igual manera a una reunión por videollamada cuando se hace teletrabajo. Sin embargo, cuando se hace home office, estos aspectos son aún más relevantes.

Por ejemplo, hay que respetar los turnos para hablar, ya que oír a quien está del otro lado de la pantalla es mucho más complicado que si se compartiera una sala de reuniones.

Otro ejemplo es respetar el tema o tópico de la reunión, ya que puede resultar tentador irse por las ramas para compartir la experiencia de trabajo remoto con otros compañeros.

Finalmente, debe respetarse el tiempo que cada expositor tiene para presentar, argumentar o responder, para no extender la reunión más de lo deseado.

Otro aspecto clave de las reuniones por videollamada es la vestimenta que se debe utilizar. Aún cuando los colaboradores no se encuentran en la oficina, deben estar presentables para sus compañeros y superiores, y no dar la imagen de estar de entrecasa. Esto quiere decir que la prolijidad y el tipo de vestimenta debe ser similar al que se usa en la oficina, para comunicar que se hallan trabajando y cumpliendo responsabilidades.

Qué hacer luego de una reunión virtual desde casa

Al igual que después de las reuniones presenciales, es muy útil repasar los puntos que se conversaron en la reunión. Luego de hacerlo, también sirve analizar las responsabilidades de cada miembro del equipo y cómo se espera que accionen en el futuro.

Tras tener reuniones por videollamada, esta tarea queda en manos de cada colaborador, ya que no cuenta con la cercanía de sus compañeros para repasarlo juntos.

Una práctica muy recomendable para llevar a cabo luego de las reuniones virtuales es repasar las notas que se tomaron durante la conversación, ordenarlas y verificar que se comprenden a la perfección. Caso contrario, conviene despejar dudas lo antes posible, ya que es probable que el resto del equipo se olvide con el pasar del tiempo.

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