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¿Cómo realizar la inducción de empleados en tiempos de virtualidad y trabajo híbrido?

Las organizaciones deben adaptarse a la nueva dinámica laboral, con una combinación entre presencialidad y virtualidad que se ajuste a cada necesidad para brindar una mejor experiencia al empleado.

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Silvana Messina (Gerente de Recursos Humanos en Bayton Group) nos cuenta cómo adaptaron el enfoque y desarrollaron nuevos mecanismos para fomentar el sentido de pertenencia y transmitir la cultura de la organización de manera homogénea para una mejor experiencia de las personas.

Silvana Messina - Gerente de Recursos Humanos en Bayton Group

¿Cómo adaptamos la inducción de las personas que se suman a la organización en este nuevo contexto?


El avance del plan de vacunación COVID y la vuelta a una nueva normalidad trajo nuevas reflexiones respecto a la metodología de trabajo readaptadas por las empresas. Cuando pensábamos que el home office se había instalado como una práctica que pisaba muy fuerte, en estos momentos muchos líderes están redefiniendo un nuevo resurgimiento de intensión de volver a las oficinas. Pero más allá de esta discusión, no podemos dejar de mencionar que este año y medio de estar en casa permitió que se introduzcan nuevas reglas de interacción entre empresa-individuo, entre ellas, la bienvenida de las personas a la organización.

Es necesario asegurar la mejor experiencia adaptativa a la persona que ingresa a un nuevo ecosistema laboral, porque de ello depende su seguridad, su alineamiento a la cultura empresarial, su autonomía, identidad empresarial y sus ganas de ser parte de la organización con pasión y compromiso.

Muchas empresas antes de la pandemia mantenían procesos de inducción presenciales que, además de promover un recorrido por los temas generales de la empresa y sus negocios, aseguraban que la persona cuente con un acompañamiento al ambiente físico, la interacción con los miembros del equipo, otras áreas y su relación con el líder. Con la virtualidad se tornó de manera obligatoria contar con un proceso de bienvenida digitalizado que reemplazó el contacto y el ambiente físico.

Existen innumerables plataformas de e-learning que permiten adaptar el proceso de inducción de cada empresa, y no es necesario invertir enormes sumas de dinero para lograrlo. Eso es una de las grandes ventajas que trajo esta nueva forma de trabajo y que ha permitido ahorrar costos de preparación y disponibilidad de staff con los nuevos colaboradores.

Pero, por otro lado, para que la inducción virtual sea eficiente, además del fin último de conocer a la organización, sus pautas culturales y las diferentes áreas que componen la empresa, es necesario armar el contenido asegurando el relato de la historia de vida de la compañía, además de acercar el propósito de la empresa y sus valores mas representativos. Contar con instancias de gamificación en la inducción virtual, ejemplo, juegos de trivias o búsquedas de tesoro con temas de la compañía, va a permitir sostener la atención de la audiencia hasta el final, además de que podemos comprobar la eficacia del recorrido digital.

¿Cuáles son los principales obstáculos para transmitir una buena experiencia al empleado desde el primer día?

Uno de los principales obstáculos que surgen es cómo lograr que la persona se sienta parte de la organización cuando quizás nunca asistieron (ni asistirán) a las oficinas. La inducción virtual permite el primer acercamiento, pero no es suficiente ya que, más allá del contenido transmitido, se requiere llegar a la emoción de las personas con cercanía y pertenencia.

Surge entonces la necesidad de adaptar/contar con kits de bienvenida que además de los elementos de trabajo y seguridad, cuente con elementos que ayuden a identificar la marca empresarial en el lugar de la casa adaptado por la persona para teletrabajar. La idea es transmitir el mensaje de que no importan donde estés trabajando, te acompañamos en todo momento y estamos con vos.

Por otro lado, es necesario asegurar canal de comunicación abierto y disponible para la nueva persona, por ello, se hizo requerido reforzar el entrenamiento de los líderes haciendo énfasis en la importancia que tiene para la nueva persona conocer a sus compañeros y las rutinas laborales del mismo. El líder tiene que velar por el acompañamiento periódico, identificar las potenciales ayudas que puede brindarle en este proceso adaptativo ya sea resueltas por él, por el equipo o por el área de Gestión de Personas.

También, una de las estrategias para la plena adaptación a su puesto de trabajo es la de identificar mentores dentro de la empresa que acompañen a los nuevos colaboradores en sus tareas diarias y en el feedback a los managers.

En este recorrido de primeros meses dentro de la compañía, en Bayton Group contamos con una herramienta de seguimiento ejecutada por el área de Gestión de personas con el fin de escuchar el feedback de los nuevos empleados y recabar las inquietudes de éstos como así también la experiencia transcurrida. Esta instancia busca sondear el sentido de pertenencia, su adaptación a la cultura organizacional y el termómetro de su pasión en los nuevos desafíos.

Estamos desarrollando un decálogo con palabras/frases/anécdotas con connotación interna con el fin de transmitir nuestro propio dialecto, que nos identifica como empresa y nos diferencia de otros al momento de dialogar.

Además, contamos con desayunos periódicos con la presencia de los directores de la empresa. Es un espacio en el cual los colaboradores, sin importar la antigüedad pueden dialogar de igual a igual con los líderes, conocer más en profundidad los impactos de lo que hacemos día a día y las intenciones de largo plazo que tiene la compañía dentro del ecosistema social.

 

¿Cómo trabajan para desarrollar el sentido de pertenencia y cultura en equipos descentralizados y/o remotos? 

 El 2021 nos propusimos trabajar más fuerte en este aspecto, pensando en que la metodología híbrida será en el presente y en el futuro inmediato nuestra forma de trabajar. Para ello, estamos apostando a fomentar las comunicaciones internas en distintos niveles. Desde el plano institucional, contando las novedades periódicas de las distintas unidades de negocio, los avances, logros, entre otras actividades de impacto. Además, tenemos un canal virtual llamado “Charla de Café” en el cual celebramos fechas importantes, compartimos notas de color, experiencias y anécdotas internas; los colaboradores tienen participación ya que ellos mismos pueden compartir lo que quieran en cualquier momento con sus compañeros.

Desde el plano de equipo, estamos reforzando las instancias de encuentro entre líderes y colaboradores, inspirándonos en los rituales de algunas metodologías agiles más empleadas en el mundo. Además de perseguir la transmisión de los objetivos y el acompañamiento del día a día, les recomendamos a los líderes que encuentren espacios de charla abierta con los miembros del equipo con el fin de que expresen sus emociones y escuchar lo que tienen para decir independientemente de la rutina cotidiana.

También estamos invirtiendo en software de gestión para asegurar que la rutina de trabajo descentralizada y remota tenga la misma eficacia que la presencialidad. Ayudamos a los equipos a contar con mayores habilidades digitales e impacto en la autogestión de sus desafíos.

Desde el área de Gestión de Personas iniciamos un programa llamado Conectados, donde, a través de juegos interactivos, buscamos escuchar a los colaboradores en distintos temas tales como liderazgo, motivación, reconocimientos, cultura de trabajo, el foco en el cliente, la innovación y otras inquietudes. Este programa se realiza con equipos multi-áreas con el fin de lograr interacciones heterogéneas y cross dentro de la compañía. Buscamos la mejora continua en todo lo que hacemos y estamos convencidos que las personas son protagonistas y nos ayudan a descubrir el camino de la transformación de nuestra empresa hacia una cultura de mayor bienestar y sentido en lo que hacemos.

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