El proceso de onboarding responde a la instancia en donde “los nuevos empleados adquieren los conocimientos, las habilidades y los comportamientos necesarios para convertirse en miembros efectivos de la empresa”.

Con el correr de los años, este proceso ha pasado de ser un simple trámite a una planificación cuidadosa de una bienvenida, de la que puede depender la retención de los recién llegados. Por ello, la primera impresión importa y mucho. 

Es que, si las nuevas incorporaciones no se sienten acompañadas, guiadas o integradas,  es posible que su permanencia sea limitada. El 50% de las personas cuyas experiencias de onboarding no fueron positivas dejan la empresa en un período corto de tiempo.

En qué debe consistir un proceso de onboarding adecuado 

Un proceso de onboarding que lleve al éxito debe tener, siguiendo lo estipulado por la Dra. Talya Bauer de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), las llamadas “4C”: 

Cumplimiento: Explicar las políticas de la empresa y sus reglas. 

Claridad: Dejar en claro que cada colaborador conoce su rol y funciones dentro de la empresa

Cultura: Explicar la organización formal e informal de la empresa durante el proceso de onboarding

Conexión: Generar lazos con los compañeros de trabajo y sentirse integrado al equipo

En cuanto a los objetivos, los principales son los siguientes:

• Presentar a los recién incorporados la cultura, visión y valores de la organización 
• Brindar la información suficiente para que los colaboradores puedan desempeñar su trabajo correctamente 
• Comunicar con claridad las responsabilidades y expectativas de las nuevas incorporaciones 
• Ayudar a los colaboradores a sentirse bienvenidos en su nuevo trabajo 
• Asegurar el buen cumplimiento de las políticas de la empresa 
• Fomentar las relaciones positivas entre los nuevos colaboradores y el resto del equipo 
• Mejorar la productividad de los nuevos empleados 
• Lograr la retención al establecer el compromiso y satisfacción de las nuevas incorporaciones 

Beneficios a corto y largo plazo de un buen onboarding

En el corto plazo: 

• Se explican los procedimientos y reglas más importantes, lo que logra una buena base en la comunicación.
• Se presenta la cultura de la empresa, donde el empleado conoce sobre la visión, misión y valores.
• Se proporcionan guías para que el nuevo colaborador aprenda sobre configuraciones informáticas y de cómo se hacen las tareas.
• Se explica qué logros se esperan al día 6, y a fin de mes. 
• Se describe el proceso de formación, donde se le explica qué espera la empresa de él. Es muy útil brindarle material formativo o módulos de capacitación. 
• Comienzo de la formación. Se sugiere comenzar el segundo día. 
• Se hace un seguimiento de su progreso, es decir, corroborar que luego de adaptarse al ritmo y espacio de trabajo, se siente cómodo y comprende qué es lo que se espera de él.

A largo plazo: 

• Se establecen líneas de comunicación.
• Medición del feedback con otros compañeros para comprender si es necesario ayudarlo.
• Se fomenta la independencia y autonomía del empleado luego de ver resultados positivos en su programa de capacitación. 
• Se fortalece el rendimiento a partir de la fijación de objetivos.

Paso a paso: ¿cómo planificar un onboarding memorable? 

Paso 1: Crea un programa de capacitación y formación para los nuevos colaboradores 

Es un procedimiento útil que puede dividirse en dos bloques: 

• Formación general para nuevos empleados

Donde se suele ver la cultura y valores de la empresa de manera generalizada.

• Formación específica sobre el puesto de trabajo puntual 

Puede incluir información básica sobre procedimientos y procesos particulares del puesto.

La manera de desarrollarlo puede ser a través de programas de e-learning, cuyos beneficios presentan la modalidad asincrónica y la posibilidad de reutilizarlo para futuras incorporaciones. 

Paso 2: Crea materiales de aprendizaje 

Crear y desarrollar material propio es algo sumamente benéfico y útil, aunque desafiante. 

Ello implica la utilización de recursos digitales como por ejemplo iSpring Suite, software que permite crear cursos de onboarding atractivos. 

Con dicho programa, se pueden desde crear videos interactivos hasta módulos de aprendizaje  con diapositivas. 

Los cuestionarios son también una herramienta práctica para comprobar que los nuevos empleados están incorporando la información de manera óptima. 

Paso 3: Entrega de contenido a tus empleados 

La mejor manera de asegurar que el contenido llegue a todo nuevo colaborador es a través de un sistema de gestión o LMS, rápido para crear rutas de onboarding de fácil acceso. 

Se configuran los cursos para brindar la mejor accesibilidad e interacción posible. 

Paso 4: Evalúa y mejora 

Para constatar si es realmente bueno el curso creado, es necesario utilizar ciertas métricas que den cuenta de su eficacia. 

Por ejemplo, el sistema de gestión o LMS puede combinarse con encuestas y evaluaciones, permite evaluar sus puntos de mejora y su buen funcionamiento. 

Algunas de estas métricas son: las tasas de aprobación de las evaluaciones y la tasa de finalización, valiosas para ver si el programa es atractivo. 

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